桐庐彩虹公益服务中心印章管理制度

桐庐彩虹公益服务中心印章管理制度

第一章  总则

第一条  为规范桐庐彩虹公益服务中心印章管理，保证印章的安全和正常使用，特制定本制度。
第二条  本制度适用于本组织全体工作人员。

第二章 印章的种类

第三条  本组织印章分为正式印章、专用印章、名章、戳记四大类。
      （一）正式印章是代表组织一定职责和权力的印信凭证，如桐庐彩虹公益服务中心公章等；
      （二）专用印章代表某项专门业务内容和权力，适用于印章上标明的使用范围，超过其限定范围就失去法律效力，如财务专用章、发票专用章等；
      （三）名章是刻有某人姓名的图章，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信，如本组织法定代表人名章等。

第三章  印章的适用范围

第四条  印章使用需严格按照以下规定的范围，不得超出范围使用各类印章。
      （一）组织公章：适用于以彩虹公益名义出具的各类文件，包括但不限于通知、决议、说明、声明、函等。
      （二）法定代表人名章：适用于由本组织法定代表人签章的文件、法定代表人授权委托书、财务票据、统计报表等。
      （三) 财务印鉴专用章：包括财务专用章、发票专用章、财务人员名章等，适用于本组织财务专门业务的各类票据及文件。

第四章  印章的刻制

第五条 本组织成立后，即可刻制本组织公章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。刻制印章应填写《刻制印章审批单》，报经本组织领导审批。
第六条 本组织公章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章刻制申请需经本组织秘书长审批，报本组织理事长或副理事长批准；其他印章刻制经秘书长批准。
第七条 印章统一由本组织办公室负责到公安机关指定的刻字单位刻制，严禁其他任何部门和个人私自刻制。

第五章  印章的启用

第八条 印章刻制完成后，由本组织办公室办理印章备案手续，填写《印章启用备案表》，载明印章名称、印模和保管人员等事项后，印章移交至保管部门。
第九条 本组织办公室发布印章启用通知，公布印章正式生效启用时间，通知应附印模式样。
第十条 印章保管人变更时，应及时在备案表上登记备案。 
第十一条 印章启用通知应抄报上级主管部门，通知发放范围应视该印章使用范围而定。     

第六章  印章的保管

第十二条  印章保管部门：
       （一）本组织公章由本组织办公室专职雇工负责保管；
       （二）财务专用章、发票专用章、财务人员名章由财务人员按照财务有关规定保管；
       （三）其它印章由本组织办公室或相关部门负责保管。
       第十三条  印章应随用随锁，封闭存放在保险柜。不能随意放置在办公桌上或敞开保险柜。
       第十四条  印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，原则上不得委托他人代取代用。
       第十五条  保管人员要注意保养印章，进行必要的维护，以确保印迹清晰。

第七章  印章的使用    

第十六条  印章保管人员在使用印章时，应履行必要手续：
      （一）审批
       用印前，由经办人办理审批手续，填写《印章使用审批表》上报本组织领导审批。
      （二）登记
       每次用印进行登记，印章保管人员负责根据《印章使用审批表》填写《印章使用登记表》。
      （三）审核
       本组织秘书处处长为监印人，负责审核《印章使用审批表》的真实性、完整性、合规性，并对用印文件内容、页数、用章种类、用印位置、用印数等内容进行核对，核对无误后在《印章使用登记表》上签字。
      （四）盖印
       1. 盖章时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。
       2. 以本组织名义发出的公文、函件必须加盖本组织的印章。
       3. 正式公文只在文末落款处盖章。在落款处加盖的印章，应加盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期年月日处。若在成文日期上方有发文单位落款，印章应压在发文机关或成文日期上面。若没有单位落款，只要印章下压年月日即可。
       4. 带有存根的介绍信、证明信或公函等除在落款处盖章外，还应在公函的骑缝线上盖章。
       5. 对外签订的合同、协议或提供的重要文字材料，除在落款处盖章外，还应加盖骑边章（即将多页材料沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章），以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。
合同、协议的签字盖章页出现“此页无正文”的同时，要注明文件的名称，如“此页无正文，为××××的签字盖章页”。
       6. 密级文件要用公文封套封好，并在公文封套封口处加盖弥封章（公章或部门印章）。
       7.盖印后，如因内容错误需重新盖印的，必须重新办理印章使用审批手续。
      （五）整理留存材料
       盖印后，盖印部门回收《印章使用审批表》，统一编号并将用印材料复印件留存，定期归卷存档；没有《印章使用审批表》的，将用印材料复印件编号留存；制式材料复印件加盖印章不需留存；合同协议原件盖印时返回本组织办公室存档的，可不留存复印件，延迟归档的合同，须在审批表中注明“原件未返回彩虹公益办公室”。
第十七条 使用印章应在保管部门内，由保管人员用印，原则上不能脱离印章保管人员的监督，不能将印章携带外出使用；如遇特殊情况确需带出的，应有印章保管部门指定人员随行并监督用印，并填写《印章外带审批单》报请领导审批。本组织公章、法定代表人名章外带需理事长或副理事长、秘书长审批，财务专用章外带需秘书长和财务负责人审批。
第十八条 印章交接要有文字记录，交接时应本人亲自交接，不能交由其他人员代转。
第十九条 原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有秘书长特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明“仅限XXX用”的字样。

第八章  印章的停用

第二十条  因机构名称改变、机构撤销、印章式样改变、印章损坏、印章遗失或被盗、声明作废或其他等原因，原印章停止使用。同时应按照规定，申请刻制新印章。
第二十一条  印章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。
第二十二条  印章停用或作废，要发印章停用或作废通知。印章印在“ ╳ ”，用红色印油。

第九章  印章的存档和销毁

第二十三条  旧印章停用后，应将清查结果报告本组织领导，请领导审定旧印章的处理方法。
第二十四条  具有保存价值的印章要由本组织交办公室妥善保存；没有保存价值的印章，报请本组织领导后集中销毁；属于领导个人的名章应退还给本人；一般戳记经批准可销毁。
第二十五条  销毁废旧印章，应填写《印章销毁审批表》，销毁时要由印章保管人员监销。

第十章  附则

第二十六条  本制度由桐庐彩虹公益服务中心负责解释。
第二十七条  本制度自印发之日起执行。

桐庐彩虹公益服务中心

2015年1月5日